Datenschutzhinweise zur Lernplattform

1. Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlich für die Verarbeitung ist G.A.L.B. Förderung gGmbH, Holzhauser Straße 180, 13509 Berlin Reinickendorf.

Den Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter datenschutz@galb-berlin.de · 030 40 999 80 00 oder über die Verwaltung von G.A.L.B. Förderung gGmbH.

Technischer Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO) ist die Health365 AC GmbH. Die Plattform wird in Microsoft-Rechenzentren in Deutschland (Region Germany West Central) betrieben; die Anmeldung erfolgt über Microsoft Entra ID der Einrichtung.

2. Anmeldung über Microsoft und der Hinweis „Ihre Aktivität erfassen und protokollieren“

Sie melden sich mit einem Microsoft-Konto an. Externe Adressen werden dazu als Gast in das Microsoft-Verzeichnis der Einrichtung eingeladen. Beim Annehmen dieser Einladung zeigt Microsoft einen Standardhinweis, unter anderem „Ihre Aktivität erfassen und protokollieren“. Er stammt von Microsoft und meint die Anmeldeprotokolle von Microsoft Entra ID (Zeitpunkt der Anmeldung, verwendete Anwendung, Gerätetyp, IP-Adresse). Diese Protokolle dienen der Sicherheit der Anmeldung und werden von Microsoft nach dessen Vorgaben für Entra ID gespeichert.

Die Lernplattform selbst fordert von Ihrem Microsoft-Konto nur an: Anmeldung, Anzeigename, E-Mail-Adresse und das Aufrechterhalten Ihrer Sitzung. Lehrkräfte erteilen zusätzlich die Berechtigung, Teams-Besprechungen in ihrem Namen anzulegen. Weitere Daten aus Ihrem Microsoft-Konto liest die Plattform nicht.

3. Welche Daten die Plattform verarbeitet

Die Plattform speichert nur, was für Unterricht, Prüfungen und Verwaltung nötig ist:

• Konto: Name, E-Mail-Adresse, Rolle, zugeordnete Klassen und Lernräume, Zeitpunkt der letzten Anmeldung.
• Unterricht: Materialien, die Sie herunterladen (mit Zeitpunkt), Aufgaben, die Sie abgeben (Datei oder Text, Zeitpunkt, IP-Adresse), Nachrichten im Klassenchat, Einträge im Klassenbuch durch die Lehrkraft.
• Prüfungen: der technische Systemcheck vor Beginn (Browser, Verbindung, Systemzeit, ob Kamera und Mikrofon vorhanden sind – es wird nichts aufgenommen), Ihre Bestätigung der Prüfungsregeln, Zeitpunkte von Beginn und Abgabe, Ihre Antworten und Dateien, Bewertung und Rückmeldung der Lehrkraft, Vermerke der Aufsicht mit Anlass (z. B. Technikproblem, Zeitgutschrift).
• Teams: Beitrittslinks der Besprechungen Ihrer Kurse. Die Besprechung selbst läuft bei Microsoft Teams; eine Aufzeichnung findet nur statt, wenn Sie dafür gesondert eingewilligt haben.
• Verwaltungsprotokoll: welche Person wann welche verwaltende Aktion ausgeführt hat (z. B. Einladung, Freigabe, Löschung), mit IP-Adresse. Einsehbar nur für die Administration.

4. Fenster- und Tabwechsel

Außerhalb von Prüfungen erfasst die Plattform keine Fenster- oder Tabwechsel.

Während einer laufenden Klausur kann die Lehrkraft die Einstellung „Fensterwechsel protokollieren“ einschalten. Dann wird ausschließlich vermerkt, dass das Prüfungsfenster den Fokus verloren hat, mit Zeitstempel. Bei Klausuren mit Datei-Abgabe (Download/Upload) ist diese Einstellung standardmäßig aus, weil die Arbeit in anderen Programmen dort vorgesehen ist. Was Sie außerhalb des Prüfungsfensters tun, sieht die Plattform nicht.

5. Andere Webseiten und Programme

Die Plattform kann nicht erkennen, welche anderen Webseiten Sie geöffnet haben oder welche Programme auf Ihrem Gerät laufen. Ein Browser gibt einer Webseite diese Informationen technisch nicht preis. Es gibt keine Tastatur-, Bildschirm- oder Tonaufzeichnung und keine Gesichtserkennung. Kamera und Mikrofon werden im Systemcheck nur auf Vorhandensein geprüft und sofort wieder freigegeben.

6. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Durchführung des Ausbildungs- bzw. Weiterbildungsvertrags: Unterricht, Materialien, Aufgaben, Kommunikation, Prüfungen und deren Bewertung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Nachweis ordnungsgemäßer Prüfungen nach der jeweiligen Prüfungsordnung und Erfüllung von Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
• Sicherheit und Nachvollziehbarkeit des Systems, Schutz vor Missbrauch (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb).
• Einzelne Zwecke nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), etwa Kamerabilder in Klausuren, Fotos für die Öffentlichkeitsarbeit oder Direktnachrichten. Diese sehen und widerrufen Sie jederzeit unter „Meine Einwilligungen“.

7. Speicherdauer

• Kurs- und Lernraumdaten: ein Jahr nach Kursende, danach Löschung.
• Prüfungsunterlagen (Antworten, Dateien, Klausurakte, Bewertungen): 2 Jahre nach der Prüfung, sofern die Prüfungsordnung keine längere Frist vorschreibt.
• Anmelde-, Sicherheits- und Verwaltungsprotokolle: 6 Monate.
• Nachweise über Einwilligungen: 3 Jahre nach Ablauf oder Widerruf.
• Benutzerkonto: ein Jahr nach Ende der Teilnahme, danach Löschung oder Anonymisierung.

8. Wer Zugriff hat

• Lehrkräfte Ihrer Kurse: Kursdaten, Aufgaben, Chat und Klassenbuch ihrer Lernräume.
• Prüfungsaufsicht und Korrektur: Prüfungsdaten der jeweiligen Prüfung.
• Kursverwaltung und Schulleitung: Konto- und Kursdaten zur Organisation.
• Administration: zusätzlich das Verwaltungsprotokoll.
• Technischer Dienstleister: nur zur Wartung und auf Weisung der Einrichtung, vertraglich gebunden.
• Eine Weitergabe an Dritte findet nicht statt, außer an Praxiseinrichtungen mit Ihrer Einwilligung oder wenn eine gesetzliche Pflicht besteht.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21 DSGVO) sowie auf Beschwerde bei der Berliner Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Art. 77 DSGVO). Wenden Sie sich dafür an den oben genannten Datenschutzbeauftragten.

10. Cookies

Die Plattform setzt nur technisch notwendige Cookies für Ihre Anmeldesitzung. Es gibt keine Marketing-Cookies und kein Tracking.